Verwerkersovereenkomst · Mail AutoPilot

Waar het op neerkomt

De klant bepaalt wat er met het abonneebestand gebeurt, wij voeren alleen uit.
Wij gebruiken het bestand uitsluitend voor de nieuwsbrief van die klant, nergens anders voor.
Wij verkopen niets door en delen niets met andere klanten.
Bij een datalek melden wij dat zonder onnodige vertraging aan de klant.
Aan het einde krijgt de klant alles terug en verwijderen wij onze kopieën.

De samenvatting hierboven is een leeswijzer. Bij verschil gaat de tekst van de artikelen voor.

Partijen

Deze verwerkersovereenkomst wordt gesloten tussen de klant, hierna de verwerkingsverantwoordelijke, en ForestTree, aanbieder van de dienst Mail AutoPilot, hierna de verwerker.

De volledige bedrijfsgegevens van beide partijen worden bij ondertekening ingevuld. Deze pagina toont de modeltekst zoals wij die hanteren.

Artikel 1. Rollen en onderwerp

De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt het doel en de middelen van de verwerking van de persoonsgegevens in het abonneebestand. Het bestand is van de verwerkingsverantwoordelijke.
De verwerker verwerkt die persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de dienst Mail AutoPilot, zoals beschreven in de algemene voorwaarden.
Deze verwerkersovereenkomst maakt onderdeel uit van de hoofdovereenkomst en geldt zolang die duurt.
Bij tegenstrijdigheid gaat deze verwerkersovereenkomst voor op de algemene voorwaarden, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.

Artikel 2. Instructies

De verwerker verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op schriftelijke instructie van de verwerkingsverantwoordelijke. Deze overeenkomst en de hoofdovereenkomst gelden als die instructie.
De verwerker gebruikt de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden, niet voor andere klanten, en niet om er producten of modellen mee te trainen.
De verwerker verkoopt, verhuurt of verstrekt de persoonsgegevens niet aan derden, behalve aan de subverwerkers uit bijlage 3 en behalve als een wettelijke verplichting daartoe verplicht. In dat laatste geval informeert de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.
Meent de verwerker dat een instructie in strijd is met de privacywetgeving, dan meldt hij dat direct en mag hij de uitvoering van die instructie opschorten.

Artikel 3. Geheimhouding

De verwerker houdt de persoonsgegevens geheim.
Alleen medewerkers die de gegevens nodig hebben om de dienst te leveren krijgen toegang, en zij zijn tot geheimhouding verplicht.
Deze verplichting blijft gelden na afloop van de overeenkomst.

Artikel 4. Beveiliging

De verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de stand van de techniek en de aard van de gegevens. De maatregelen staan in bijlage 2.
De verwerker evalueert die maatregelen periodiek en past ze aan wanneer dat nodig is. Het beveiligingsniveau mag daarbij niet dalen.
De verwerkingsverantwoordelijke is zelf verantwoordelijk voor de beveiliging aan zijn kant, waaronder het zorgvuldig omgaan met inloggegevens en met het apparaat waarop voorstellen worden goedgekeurd.

Artikel 5. Subverwerkers

De verwerkingsverantwoordelijke geeft algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers. De categorieën staan in bijlage 3.
De verwerker legt elke subverwerker ten minste dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst staan, en blijft zelf aansprakelijk voor hun handelen.
Wil de verwerker een subverwerker vervangen of toevoegen, dan meldt hij dat vooraf. De verwerkingsverantwoordelijke kan daar binnen veertien dagen gemotiveerd bezwaar tegen maken. Komen partijen er niet uit, dan mag de verwerkingsverantwoordelijke de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.
Een actueel overzicht van de ingeschakelde subverwerkers wordt op verzoek verstrekt.

Artikel 6. Doorgifte buiten de EER

De verwerker slaat de persoonsgegevens bij voorkeur op binnen de Europese Economische Ruimte.
Is doorgifte naar een land daarbuiten nodig, dan zorgt de verwerker voor een geldige grondslag, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de standaardcontractbepalingen, en neemt hij waar nodig aanvullende maatregelen.

Artikel 7. Rechten van betrokkenen

Krijgt de verwerker rechtstreeks een verzoek van een abonnee, bijvoorbeeld om inzage of verwijdering, dan verwijst hij die door naar de verwerkingsverantwoordelijke en informeert hij die daarover.
De verwerker helpt de verwerkingsverantwoordelijke om zulke verzoeken binnen de wettelijke termijn af te handelen. Voor eenvoudige verzoeken, zoals opzoeken, exporteren of verwijderen van een adres, brengt de verwerker geen kosten in rekening.
De verwerker helpt de verwerkingsverantwoordelijke ook bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij overleg met de toezichthouder, voor zover dat op de dienst betrekking heeft.
Een afmelding via de link in de nieuwsbrief wordt direct verwerkt. Een verwijderd adres wordt bij een volgende import niet opnieuw toegevoegd.

Artikel 8. Datalekken

Constateert de verwerker een inbreuk in verband met persoonsgegevens, dan meldt hij dat zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen vierentwintig uur na ontdekking aan de verwerkingsverantwoordelijke.
De melding bevat ten minste: de aard van de inbreuk, de betrokken categorieën en het aantal betrokkenen voor zover bekend, de waarschijnlijke gevolgen, en de maatregelen die zijn of worden genomen.
De verwerkingsverantwoordelijke beslist of er gemeld wordt bij de Autoriteit Persoonsgegevens en of betrokkenen geïnformeerd worden. De verwerker doet zo'n melding niet zelfstandig.
De verwerker houdt een registratie bij van inbreuken en van de genomen maatregelen, en stelt die op verzoek beschikbaar.

Artikel 9. Controle

De verwerker stelt op verzoek de informatie beschikbaar die nodig is om aan te tonen dat hij deze overeenkomst nakomt.
De verwerkingsverantwoordelijke mag ten hoogste eenmaal per jaar een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige die tot geheimhouding is gehouden, en vaker als daar een concrete aanleiding voor is.
Een audit wordt ten minste twee weken van tevoren aangekondigd, verstoort de bedrijfsvoering zo min mogelijk en raakt nooit gegevens van andere klanten van de verwerker.
De kosten van een audit komen voor rekening van de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij daaruit blijkt dat de verwerker tekortschiet.

Artikel 10. Bewaren, teruggave en verwijdering

De verwerker bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de dienst.
Bij het einde van de overeenkomst blijft het verzendaccount met het abonneebestand bij de verwerkingsverantwoordelijke, omdat het op diens naam staat. De verwerker trekt zijn eigen toegang tot dat account in.
Werkkopieën, exports en back-ups aan de zijde van de verwerker worden binnen dertig dagen na het einde van de overeenkomst verwijderd, met uitzondering van gegevens die de verwerker wettelijk moet bewaren.
De verwerker bevestigt de verwijdering schriftelijk als de verwerkingsverantwoordelijke daarom vraagt.

Artikel 11. Aansprakelijkheid en duur

Voor de aansprakelijkheid geldt de regeling uit de algemene voorwaarden, voor zover de wet dat toestaat.
Deze overeenkomst gaat in op de dag waarop de hoofdovereenkomst ingaat en eindigt op het moment dat die eindigt en alle gegevens zijn verwijderd of teruggegeven.
Bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om te blijven gelden, waaronder geheimhouding, blijven na afloop van kracht.
Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Bijlage 1. Gegevens, betrokkenen en doeleinden

Onderdeel	Invulling
Onderwerp van de verwerking	Het opstellen, inplannen en versturen van nieuwsbrieven namens de verwerkingsverantwoordelijke, en het beheren van het bijbehorende abonneebestand
Aard van de verwerking	Verzamelen, opslaan, ordenen, raadplegen, gebruiken, wijzigen, verstrekken door verzending, en verwijderen
Categorieën betrokkenen	Abonnees van de nieuwsbrief: klanten, oud-klanten, relaties en andere geïnteresseerden van de verwerkingsverantwoordelijke. Daarnaast contactpersonen van de verwerkingsverantwoordelijke zelf
Categorieën persoonsgegevens	E-mailadres, voor- en achternaam voor zover aanwezig, bedrijfsnaam, aanhef, datum en bron van aanmelding, segment of interesse, en gegevens over verzending zoals aflevering, opening, klikken en afmelding
Bijzondere persoonsgegevens	Worden niet verwerkt. De verwerkingsverantwoordelijke levert die niet aan
Doeleinden	Het versturen van de nieuwsbrief, het beheren van aan- en afmeldingen, en het beoordelen en verbeteren van de nieuwsbrief van deze verwerkingsverantwoordelijke
Bewaartermijn	Zolang de verwerkingsverantwoordelijke dat bepaalt, en aan de zijde van de verwerker maximaal dertig dagen na afloop van de overeenkomst

Bijlage 2. Beveiligingsmaatregelen

De verwerker treft ten minste de volgende maatregelen:

Al het verkeer met de klantomgeving en met het verzendplatform verloopt versleuteld over https.
Toegangssleutels en wachtwoorden van klanten worden versleuteld opgeslagen, niet in leesbare vorm.
Toegang tot klantgegevens is beperkt tot medewerkers die het voor hun werk nodig hebben, met persoonlijke accounts.
De applicatie en de bestanden met klantgegevens staan buiten de map die vanaf het internet bereikbaar is.
Iedere klant is logisch gescheiden van andere klanten. Wie inlogt ziet uitsluitend de eigen gegevens.
Er wordt vastgelegd wie wanneer welke handeling in de omgeving heeft uitgevoerd, zodat dat achteraf te herleiden is.
Er worden periodiek back-ups gemaakt, waarvan ten minste één buiten de server zelf wordt bewaard.
Software en systemen worden bijgewerkt met beveiligingsupdates.
Er bestaat geen technische mogelijkheid om zonder akkoord van de verwerkingsverantwoordelijke een nieuwsbrief te versturen.

Bijlage 3. Subverwerkers

De verwerker schakelt de volgende categorieën subverwerkers in. De namen en vestigingslanden van de op dit moment ingeschakelde partijen worden bij ondertekening ingevuld en op verzoek verstrekt.

Categorie	Waarvoor	Welke gegevens
E-mailverzendplatform	Opslaan van het abonneebestand en het daadwerkelijk versturen van de nieuwsbrieven	Alle gegevens uit bijlage 1
Hostingpartij	Draaien van de applicatie en de klantomgeving, en het bewaren van back-ups	Nieuwsbriefinhoud, planning en accountgegevens
Berichtendienst	Versturen van de voorstellen en het vastleggen van het akkoord	Telefoonnummer en inhoud van het gesprek met de contactpersoon
Leverancier van taaltechnologie	Opstellen van conceptteksten voor de nieuwsbrief	Bedrijfsinformatie en tekstmateriaal. Geen abonneebestanden

Het abonneebestand wordt niet gedeeld met de leverancier van taaltechnologie. Teksten worden opgesteld zonder dat daar persoonsgegevens van abonnees bij nodig zijn.

Deze concepttekst hoort bij de privacyverklaring en de algemene voorwaarden. Versienummer, datum en de gegevens van beide partijen worden ingevuld bij ondertekening.